De fleste af os er efterhånden overbeviste om at der kommer øgede krav til systematik i arbejdsgange, kvalitet og især øgede krav om at vi løbende dokumenterer hvad vi gør. Ikke nok med at kravene er stigende, vi skal måske oven i købet akkrediteres, hvilket betyder, at arbejdsgange skal følge fastlagte planer og at vi har måder at følge op på, så planen ikke svigter eller med tiden forringes. Denne artikel handler om ét bestemt aspekt af kvalitetssikring og akkreditering, nemlig datalogning: overvågning af udstyr og dokumentation af samme.

Hvor kommer det fra?

Men hvor kommer de stigende krav fra? Kravene kommer, fordi det er en tendens i samfundet. En tendens der giver udslag i ny lovgivning, direktiver, og forordninger. Det ses i form af GLPregler, FDA- regler, EU- krav og national lovgivning. Også din virksomhed øger egne krav om dokumentation. Bl.a. fordi kvalitet er blevet en konkurrenceparameter, men også fordi datalogning og dokumentation i sig selv er et driftsredskab. Og sidst men ikke mindst – eller måske endda i første række: Vores egne, personlige ønsker om kvalitet og systematik i eget arbejde. Det er rart når vi ikke bare yder så godt vi kan, men også ved, at vi yder på eller over kvalitetsmålet. Og når vi selv er ”kunder i butikken” ønsker vi naturligvis, at kvaliteten er optimal og ens for alle.

Hvorfor datalogning og dokumentation?

Når udstyret virker og alle gør hvad de skal, er kvaliteten i orden. Men snart er det ikke længere godt nok at kvaliteten bare er i orden, vi skal også vise at den er det, i form af dokumentation! Et andet aspekt er, at når noget går galt uden at nogen lægger mærke til det, så er det ikke godt. For at holde en høj kvalitet, skal fejl og mangler frem i lyset – opdages og korrigeres. Så vi datalogger for at have sporbarhed, både når det går godt og når det går galt. Datalogning giver også en anden fordel, såfremt en fejl ikke bare opdages, men opdages i tide, kan der korrigeres inden der forvoldes skade. Stiger temperaturen i f.eks. en fryser til et uacceptabelt niveau, kan sporbarheden sikre, at indholdet kasseres inden det benyttes forkert og måske forvolder skade. Men bevirker datalogningen desuden en alarm til rette vedkommende i tide, kan situationen reddes inden der sker skade på selve indholdet. Så de gode grunde til datalogning er dokumentation (sporbarhed) og alarmer. Den traditionelle måde at logge data, er manuel aflæsning og en formular, hvorpå der skrives målt værdi, dato, tid, initialer, etc. Dette foregår dagligt, rigtig, rigtig mange steder. Men det skal automatiseres, så den manuelle procedure elimineres – af flere grunde. Den første grund, er at den dyrebare arbejdstid kan anvendes mere fornuftigt. For det andet, når datalogning automatiseres, sker aflæsning ikke bare én gang i døgnet, men med minutters mellemrum døgnet rundt, så man i stedet for en enkelt aflæsning, får en kurve. Og når dataloggeren alligevel aflæser med minutters mellemrum, kan den alarmere i tide, når noget går galt.

Vi logger allerede

Men hos os logger vi da allerede i et vist omfang, er det ikke godt nok? Dette kan besvares i to ord: ”jo, men…”. Men’et går på at man mange steder logger uden en overordnet holdbar strategi eller uden at kunne anvende dokumentationen. Kan du f.eks. kende jer selv på en eller flere af følgende beskrivelser?

• Vi har et system til at logge, men data føres ikke videre i anvendelig form.
• Vi har et system til at logge, men data derfra er ikke rigtig tilgængelige for mig i daglig praksis – det er for besværligt.
• Vi har manuel, tidskrævende logning der ender på papir, som bagefter skal flyttes videre som endnu en manuel arbejdsgang.
• Vi har udstyr hvorpå der ikke logges, men burde….
• Vi har alarmer på det vigtige udstyr, men vi logger ikke.
• Vi har udstyr hvorpå der kun logges periodisk.
• Vi har en række forskellige systemer hvor de loggede data nogen gange er på papir, andre gange ender i forskellige pc’ere – hvor data så bliver liggende.
• Vi bruger relativ megen tid først på logning og siden på at flytte og arkivere de data der er blevet logget.
• Vi har ingen reel strategi for at sikre at data kan fremfindes efter den påkrævede periode (krav kan være få dage, 1, 5 eller 30 år, alt afhængigt af anvendelse).

Såfremt du kan genkende noget i ovenstående, bør strategien måske overvejes? Er svaret CTS? Det kan det være. Der er forskel på CTS-systemer, og nogle er mere velegnede til logning end andre. CTS-systemer er som udgangspunkt beregnet til at styre bygninger, og kan have problemer med større datamængder. Data i CTS-systemet ender måske på steder, hvor der er begrænset tilgang for de daglige brugere og for kvalitetssikring. Megen selvkontrol gennemføres ikke, fordi dét at fremskaffe data i sig selv er for tidskrævende. Spørgsmålet er: kan I finde data igen? Lakmusprøven: Kan vi på 5 minutter finde data for hvordan f.eks. temperaturen i køleskab nr. 15 havde det i går i et bestemt tidsrum? …eller finde ud af hvilket program autoklaven kørte i formiddags?

Den nemme løsning– Logos Logit

Findes der en nem løsning til datalogning, dokumentation og overvågning? Det mener vi! Logos Logit er et produkt udviklet i samarbejde med teknisk personale på Hvidovre Hospital med det ene sigte, at løse de ovenfor beskrevne problemstillinger på en strategisk holdbar måde. Logos Logit er standardiseret måleog dataindsamlingsudstyr som billigt og effektivt monteres på alle former for udstyr. Målinger føres via standard edb-netværk (evt. trådløst) til en central server. Se på Logos Logit som et supplement til eksisterende systemer. Logos Logit tager udgangspunkt i åben lagring af data. Der kan logges på alt, fra temperatur, flow, fugt, strøm, og tryk til logning af data fra avanceret udstyr som f.eks., vaskeprogrammer eller stregkoder. Logos Logit er en permanent og centraliseret logning af data, der baserer sig på en SQL database. Funktionen er plug-and-play – der er ingen opsætning eller programmering på målestedet. Ingen manuelle procedurer: Når først et målepunkt er etableret, er måling og lagring helt automatisk. Når vi skriver denne artikel, er det selvfølgelig fordi vi oplever at Logos Logit kan underbygge en solid strategi for dokumentation.

Forkant eller bagkant?

Vi du være på forkant med dokumentation og datalogning? Det handler om økonomi og det handler om at prioritere sin tid med omhu. Med henvisning til denne artikels overskrift, mener vi, at alle snart er nødt til at forholde sig til dokumentation og have en strategi parat. Det kan godt være, at den praktiske implementering kommer til at ske hen ad vejen, som tid, planer og økonomi tillader. Med andre ord, det er ok at være på bagkant med anskaffelse og installation, men det er bedst at være på forkant med en strategi for hvordan. Logos Logit er et skalérbart system, der tillader gradvis implementering efter behov og i takt med at økonomien rækker. Der er ingen væsentlige etableringsomkostninger, årlige licenser eller andre omkostninger der overrasker. Du kan således starte med et mindre antal og udbygge til mange enheder, uden begrænsninger. Omkostningerne følger den nødvendige kapacitet.

Mere om emnet og om Logos Logit
Læs også om Logos Logit i maj-nummeret af Hospital, Drift & Teknologi. Også Maskinmesteren bragte en artikel om Logos Logit i deres maj-nummer.

Indlægget Vi ved det kommer! Er du forberedt eller afventer du? blev først udgivet på Logit IQ.

Se på Logos Logit som et supplement til eksisterende systemer. Logos Logit tager udgangspunkt i åben lagring af data. Der kan logges på alt, fra temperatur, flow, fugt, strøm, og tryk til logning af data fra avanceret udstyr som f.eks., vaskeprogrammer eller stregkoder. Logos Logit er en permanent og centraliseret logning af data, der baserer på en SQL database. Funktionen er plug-and-play – der er ingen opsætning eller programmering på målestedet. Ingen manuelle procedurer: Når først et målepunkt er etableret, er måling og lagring helt automatisk. Hvad der gør Logos Logit anderledes end CTS og SRO -systemer er, at der ikke er barrierer i form af start-op investering til central software eller central hardware. Logos Logit er bygget til store datamængder, som kan overvælde andre systemer. Der benyttes eksisterende edb-netværk – ingen investering til speciel kabling og andre faste installationer, og udstyret kan flyttes til andre opgaver uden ekstra omkostninger. Kort sagt, investeringen følger kapaciteten – et fuldt skalerbart system.

Åbenhed

Centraliseret opsamling – decentraliseret tilgængelighed. Målinger sker lokalt – data lagres centralt. Backup sker centralt – brugerne arbejder lokalt. Logos Logit er på én gang både et centralt og et decentralt system, der giver brugerne adgang til data fra deres egen arbejdsplads, og alarmer hvor de går og står.

Fleksibilitet

Logos Logit er skalérbart både i geografisk forstand og i omfangsmæssig forstand. At systemet baserer sig på TCP/IP kommunikation gør, at målepunktet kan være i lokalet ved siden af, eller på Grønland, uden at dette gør en forskel. Og en SQL server kan frit skalere med antallet af målepunkter – der er simpelthen ingen datamæssig øvre grænse. Ved helt at undgå dyre centrale installationer eller initialomkostninger, er Logos Logit skalérbart også på den økonomiske side: omkostningerne følger den nødvendige kapacitet.

Nem beslutning

Opsætning af målepunkter, flytning, etc. sker plug-and-play og via standard edb-netværk. Ud med stikket, ind med stikket. Kort sagt, Logos Logit kan følge med virksomhedens bevægelser og omstruktureringer fra dag til dag.

Plug and play

”Hemmeligheden” bag Logos Logit ligger i en elektronikboks som placeres ved hvert målepunkt. Elektronikboksen indeholder elektronik og software der fuldautomatiserer plug-and-play: Sensoren genkendes ved tilslutning og begynder at opsamle data med det samme. Kalibrerings- og justeringsdata ligger også i selve sensoren. Logos Logit kan desuden selv finde vej gennem edbnetværket, gennem firewalls, og sågar eksternt via Internettet hen til serveren hvor data skal lagres. Systemet er derfor specielt godt egnet til virksomheder og organisationer der er geografisk fordelt på mange lokaliteter.

Hvad kan Logos Logit?

Har du brug for at monitorere tekniske installationer i hele din virksomhed på tværs af landegrænser/afdelinger på en måde som er uafhængig af udstyrsleverandører og installationer og på en måde så data on-line og real-time konsolideres i én central database via virksomhedens eksisterende edb-netværk? Én gang tilkoblet noget udstyr, vil Logos Logit i hele udstyrets levetid automatisk logge data og alarmere ved fejl. Skulle målinger udeblive, giver dette i sig selv anledning til alarm. Udstyr der tidligere kun blev kontrolleret periodisk, kan nu uden yderligere omkostninger monitoreres med sekunders eller minutters mellemrum, døgnet rundt. Manuelle procedurer til overvågning og kontrol spares væk, og tiden anvendes til andre formål. Automatisk kontrol er mere pålidelig, mere ensartet og gennemføres konstant. Via sms, e-mail og oversigttavler i vagtstuer, etc., giver Logos Logit direkte besked til ”rette vedkommende”, nemlig den eller de der har noget at gøre med dét der måles på. Brugere der ønsker at se på data, gør dette direkte fra egen arbejdsplads. Med stigende krav til dokumentation fra officiel side og fra virksomheders egne stigende kvalitetskrav, sikrer Logos Logit central indsamling af måledata og lagring i så lang tid som man måtte ønske.

Pålidelighed

Logos Design A/S, der står bag produktet, har 23 års erfaringer med automation og indlejrede systemer. Elektronikken der benyttes i Logos Logit stammer fra vaskemaskiner hvor Logos som underleverandør til Miele årligt leverer tusinder af tilsvarende enheder, så teknologien er robust og pålideligheden er i top. Logos Logit er standardiseret og derfor nem at tilslutte. Dette betyder, at der ikke skal opsættes specielt, programmeres specielt eller tilpasses den enkelte installation. Logos Logit er en standardvare der kan nedtages, opsættes og ombyttes efter behov. Skulle elektronikken (eller et kabel) fejle, holder serveren øje med ” heart- beat” fra hvert enkelt målepunkt. Udebliver målinger, giver dette i sig selv anledning til alarm. Omsætning fra analog til digital foregår så tæt på målepunktet som muligt. Sensorer kan kalibreres på stedet eller udtages til kalibrering, evt. via akkrediteret tredjepart.

Nå målet!

Der er typisk to mål: Det ene mål er, at opdage fejl og alarmere rette vedkomvedkommende så der iværksættes handling. Det andet mål er, at dokumentere opbevaring og behandling. Kunsten er at overvåge på en sikker måde, en nem måde, og uden at bruge personalets daglige tid. Logos Logit er et åbent system, der sigter mod logning af data fra alle typer udstyr, uanset fabrikat og leverandør. På intelligent udstyr (der har en kommunikationsport) kommunikerer Logos Logit med udstyrets indbyggede controller for at hente data. På simpelt udstyr (f.eks. en fryser eller et køleskab) måles tryk, temperatur og så videre via en sensor tilkoblet Logos Logit. Også aflæsning af stregkoder og anden identifikation kan ske via Logos Logit. Kort sagt, Logos Logit sikrer globalt overblik, dokumenterer kvalitet og alarmerer hvis noget er galt.

Indlægget Nem opsætning – nem tilgang til data – nem beslutning! blev først udgivet på Logit IQ.

”Da vi heller ikke havde konstateret et trykfald i hovedtanken, måtte vi derfor antage, at alt var som det skulle være. Imidlertid fandt vi aldrig en forklaring, hvilket nagede os.” Ved en anden lejlighed opstod der en hændelse i Klinisk Biokemisk Afdeling, som kunne tyde på en fejl. Temperaturen i en fryser, hvor der opbevares vævsprøver, steg pludselig, således at alle prøverne var ubrugelige. Heller ikke her blev nogen påviselig fejl konstateret. Teknisk Central blev derfor bedt om at fi nde en måde, hvorpå man kunne overvåge temperaturen samt konstatere om døren er åben eller lukket, så noget lignende ikke gentog sig. Løsningen fandt hospitalets teknikere i form af den såkaldte LogIT – en softwareteknologi, som er udviklet af den danske virksomhed Logos Design. Denne softwareteknologi kan overvåge fysiske parametre, som f.eks. tryk eller temperatur ude ved forbrugsstedet. I tilfældet med overvågningen af trykket i oxygenforsyningen til Neonatalafdelingen blev boksen, som er på størrelse med en cigarkasse – om end lidt fl adere – placeret mellem det medicotekniske udstyr og udtaget, så man døgnet rundt får et retvisende og aktuelt billede af trykforholdene. Når afdelingen registrerer en hændelse, er det – via de data, som er logget op omkring boksen – efterfølgende muligt at konstatere, om der virkelig har fundet et trykfald sted. Og et hvilket som helst udtag kan undersøges for eventuelle fejl. ”Hvidovre Hospitals CTS-anlæg er decentrale systemer, hvilket indebærer at det er vanskeligt, at fl ytte udstyr rundt på hospitalet. Samtidig opbevares data i meget lukkede systemer. Det praktiske ved LogIT, som vi nu har benyttet i et års tid, er imidlertid, at det også er decentralt, og vi kan derfor koble det op på de mange forskellige netværk. Vi behøver udelukkende at tage stilling til, hvor målingen skal foretages. Herved har vi fået en hidtil uset fl eksibilitet, idet vi nu kan fl ytte rundt på alle enheder efter behov”, forklarer Bjarne Tjørnelund Andersen. Han tilføjer, at teknologien også er meget praktisk, fordi den er i stand til at modtage et signal, som kan gemmes i en database med henblik på senere bearbejdning. Oplysningerne fremstår som talstørrelser, der angiver f.eks. temperatur, tryk eller flow.

Får besked via sms

Bioekemisk Afdeling på Hvidovre Hospital har valgt at anvende teknologien, som til stadighed overvåger om dørene er åbne. Samtidig logger den frysernes temperaturer, hvorefter boksen videregiver alle nødvendige data til en server. Via et modem sendes der en SMS ud med relevante oplysninger til det relevante personales mobiltelefoner. Udover denne mulighed for datafangst, indeholder teknologien et administrationsprogram til brug for Biokemisk Afdeling. Medarbejderne modtager nu kun de nødvendige oplysninger. ”Programmet medfører samtidig, at jeg i min egenskab af tekniker via en underadministrator f. eks. kan se alt, hvad jeg har brug for at vide. Alt i alt er teknologien baseret på at der kun gives adgang for tre defi nerede tilkaldepersoner. Det er både det mest enkle og det mest logiske”, siger Bjarne Tjørnelund Andersen. ”Hvis der tidligere var noget galt med et køleskab, blev teknikeren konsekvent sat på sagen. Derefter skulle han fi nde ud af, hvem der i givet fald skulle ændre på køleskabets indhold. I dag er personalet de første på stedet, som modtager alarmen. Herefter kan de vurdere om der er behov for at tilkalde en tekniker. Endelig har vi lavet en særlig hjemmeside, så medarbejderne på hver af de berørte afdelinger kan se alle nødvendige data – om nødvendigt hjemmefra.”

Meget vil kunne måles

Hvis der på et tidspunkt bliver behov for det, er det muligt at benytte Black Box til måling af en lang række fysiske parametre, som. f.eks. væsker, PH-værdi, tryk, flow etc. ”Med i billedet hører, at mellem 10 og 20 procent af hospitalet til stadighed er under ombygning. Derfor er det vigtigt, at alle primære funktioner altid kan overvåges. Kriteriet for anvendelse af denne teknologi er, at vi har behov for at opbevare eller gemme data over lang tid, som efterfølgende skal præsenteres over for forskellige afdelinger. Tilgangen til disse informationer er nu blevet langt mere sikker og smidig end tidligere. CTSsystemet, som vi benyttede tidligere til sådanne opgaver, ville slet ikke kunne håndtere så mange data og var da heller ikke konstrueret til det”, siger Bjarne Tjørnelund Andersen.

Indlægget Lille boks overvåger fryseren døgnet rundt blev først udgivet på Logit IQ.